Khi đã cài đặt một ứng dụng Outlook trên máy tính, bạn có thể sử dụng ứng dụng này để chuyển email, danh bạ và mục lịch từ một tài khoản email sang một tài khoản email khác.

Ví dụ, giả sử bạn có một hộp thư Office 365 và một tài khoản Gmail. Bạn có thể thêm cả hai tài khoản của mình vào Outlook. Sau đó, bạn có thể sử dụng Outlook để xuất các mục từ tài khoản Gmail của mình, rồi nhập chúng vào hộp thư Office 365 của bạn.

Xuất các mục bằng cách tạo tệp .pst. Tệp Dữ liệu Outlook (.pst) này chứa thư và các khoản mục Outlook khác và được lưu trong máy tính của bạn. Để tìm hiểu cách nhập các mục sau khi xuất, hãy xem mục Nhập email, danh bạ và lịch từ tệp .pst Outlook.

Xuất email, danh bạ và mục lịch từ Outlook sang tệp .pst

Chọn hướng dẫn xuất từ danh sách sau đây.

I. Office 365: Xuất từ hộp thư Office 365 của bạn sang tệp .pst
Thêm tài khoản email Office 365 của bạn vào một ứng dụng Outlook, chẳng hạn như Outlook hoặc Office 365, Outlook 2016 hoặc 2013. Sau đó, bạn có thể sử dụng Outlook để chuyển email, danh bạ, và lịch vào hộp thư Office 365 của mình. 

  1. Thêm tài khoản email "nguồn" của bạn vào Outlook. Ví dụ: bạn có thể thêm tài khoản Gmail của mình vào Outlook 2016. Chờ một chút để toàn bộ email và danh bạ của bạn hiển thị.

  2. Thêm tài khoản email Office 365 của bạn vào Outlook. Sau khi bạn thực hiện điều này, Outlook sẽ tự động đồng bộ với Office 365. Bạn sẽ thấy nội dung hộp thư Office 365 của mình xuất hiện trong Outlook.

  3. Chọn từ các hướng dẫn xuất để xuất email của bạn từ tài khoản nguồn sang tệp .pst.

    Ví dụ: nếu bạn có Outlook 2016, hãy chọn Outlook 2013 và Outlook 2016: Xuất các mục Outlook từ tệp .pst.

  4. Ví dụ: nếu bạn có Outlook 2010, hãy chọn Outlook 2010: Xuất các mục Outlook sang tệp .pst.

Sau khi xuất dữ liệu email sang tệp .pst, bạn đã có thể di chuyển dữ liệu! Bạn có thể nhập dữ liệu vào các tài khoản email khác. Nếu bạn muốn thực hiện điều này bằng cách sử dụng Outlook, hãy xem mục Nhập email, danh bạ và lịch từ tệp .pst của Outlook.

II. Outlook không có Office 365: Xuất các mục Outlook sang tệp .pst

  1. Ở trên đầu dải băng Outlook, hãy chọn Tệp.

    Nếu dải băng của bạn không có tùy chọn Tệp ở góc trên cùng bên trái, hãy xem mục Tôi đang sở hữu phiên bản Outlook nào? để xác định phiên bản Outlook của bạn và tìm hướng dẫn xuất phù hợp.

  2. Chọn Mở & Xuất > Nhập/Xuất.

  3. Chọn Xuất sang tệp.

  4. Bấm vào Tệp Dữ liệu Outlook (.pst)> Tiếp theo.

  5. Chọn tên của tài khoản email cần xuất, như minh họa trong ảnh dưới đây. Tại mỗi thời điểm, chỉ có thể xuất thông tin của từng tài khoản một.

    Đảm bảo bạn đã chọn hộp kiểm Bao gồm thư mục con. Như vậy, chắc chắn mọi nội dung trong tài khoản đều sẽ được xuất: Lịch, Danh bạ và Hộp thư đến. Chọn Tiếp theo.

  6. Bấm Duyệt để chọn nơi lưu Tệp Dữ liệu Outlook (.pst). Nhập tên tệp, rồi chọn OK để tiếp tục.

    Lưu ý: Nếu trước đó bạn đã dùng lệnh xuất, thì tên tệp và vị trí thư mục của lần trước sẽ xuất hiện. Nhập tên tệp khác, rồi chọn OK.

  7. Nếu bạn đang xuất ra Tệp Dữ liệu Outlook (.pst) hiện có, thì dưới Tùy chọn, hãy chỉ định việc cần làm khi xuất những mục đã tồn tại trong tệp.

  8. Chọn Kết thúc.

  9. Outlook bắt đầu xuất ngay, trừ khi bạn tạo Tệp Dữ liệu Outlook (.pst) mới hoặc dùng tệp được bảo vệ bằng mật khẩu.

    • Nếu bạn đang tạo Tệp Dữ liệu Outlook (.pst), thì mật khẩu tùy chọn có thể giúp bảo vệ tệp. Khi hộp thoại Tạo Tệp Dữ liệu Outlook xuất hiện, hãy nhập mật khẩu vào hộp Mật khẩu và Xác minh Mật khẩu, rồi chọn OK. Trong hộp thoại Mật khẩu Tệp Dữ liệu Outlook, hãy nhập mật khẩu, rồi chọn OK.

    • Nếu bạn đang xuất ra Tệp Dữ liệu Outlook (.pst) hiện có được bảo vệ bằng mật khẩu, thì trong hộp thoại Mật khẩu Tệp Dữ liệu Outlook, hãy nhập mật khẩu, rồi chọn OK.

Giờ đây, dữ liệu Outlook của bạn đã nằm trong một tệp .pst và bạn đã có thể di chuyển dữ liệu. Bạn có thể lưu tệp .pst vào OneDrive, rồi tải tệp đó xuống máy tính mới của mình. Bạn cũng có thể lưu vào ổ cứng di động, rồi nhập email, danh bạ và lịch vào Outlook.

III. Outlook 2010: Xuất các mục Outlook sang tệp .pst

  1. Ở trên đầu dải băng Outlook, hãy chọn tab Tệp.

    Nếu dải băng của bạn không có tùy chọn Tệp ở góc trên cùng bên trái, hãy xem mục Tôi đang sở hữu phiên bản Outlook nào? để xác định phiên bản Outlook của bạn và xem hướng dẫn xuất phù hợp.

  2. Chọn Tùy chọn.

  3. Trong hộp Tùy chọn Outlook, chọn Nâng cao.

  4. Dưới mục Xuất, chọn Xuất.

  5. Chọn Xuất sang tệp, rồi bấm Tiếp theo.

  6. Chọn Tệp Dữ liệu Outlook (.pst), rồi bấm Tiếp theo.

  7. Chọn tên của tài khoản email cần xuất, như minh họa trong ảnh dưới đây. Tại mỗi thời điểm, chỉ có thể xuất thông tin của từng tài khoản một.

    Đảm bảo bạn đã chọn hộp kiểm Bao gồm thư mục con. Như vậy, chắc chắn mọi nội dung đều sẽ được xuất: Lịch, Danh bạ và Hộp thư đến. Chọn Tiếp theo.

  8. Chọn Duyệt để chọn vị trí lưu Tệp Dữ liệu Outlook (.pst) và để nhập tên tệp. Chọn OK để tiếp tục.

    Lưu ý: Nếu trước đó bạn đã sử dụng tính năng xuất thì vị trí thư mục và tên tệp trước đây sẽ xuất hiện. Hãy nhớ đổi tên tệp nếu bạn muốn tạo tệp mới thay vì sử dụng tệp hiện có.

  9. Nếu bạn đang xuất đến Tệp Dữ liệu Outlook (.pst) hiện thời, dưới Tùy chọn, hãy chỉ rõ việc cần làm khi xuất những mục đã tồn tại trong tệp.

  10. Chọn Kết thúc.

  11. Hoạt động xuất sẽ bắt đầu ngay lập tức, trừ khi bạn tạo Tệp Dữ liệu Outlook (.pst) mới hoặc xuất sang một tệp hiện có được bảo vệ bằng mật khẩu.

    • Nếu bạn đang tạo Tệp Dữ liệu Outlook (.pst) mới thì bạn có thể sử dụng mật khẩu tùy chọn để bảo vệ tệp. Khi hộp thoại Tạo Tệp Dữ liệu Outlook xuất hiện, hãy nhập mật khẩu vào hộp Mật khẩu và Xác minh Mật khẩu, rồi chọn OK. Trong hộp thoại Mật khẩu Tệp Dữ liệu Outlook, hãy nhập mật khẩu, rồi chọn OK.

    • Nếu bạn đang xuất sang một Tệp Dữ liệu Outlook (.pst) hiện có được bảo vệ bằng mật khẩu thì trong hộp thoại Mật khẩu Tệp Dữ liệu Outlook, hãy nhập mật khẩu, rồi chọn OK.

Giờ đây, dữ liệu Outlook của bạn đã nằm trong một tệp .pst và bạn đã có thể di chuyển dữ liệu. Lưu tệp .pst vào OneDrive, rồi tải tệp đó xuống máy tính mới của mình. Lưu tệp đó vào ổ cứng di động để mang đi bất kỳ đâu, rồi nhập email, danh bạ và lịch vào Outlook.

IV. Outlook 2007: Xuất các mục Outlook sang tệp .pst

  1. Trong Outlook 2007, trên đầu dải băng Outlook, hãy chọn Tệp.

    Nếu dải băng của bạn không có tùy chọn Tệp ở góc trên cùng bên trái, hãy xem mục Tôi đang sở hữu phiên bản Outlook nào? để xác định phiên bản Outlook của bạn và xem hướng dẫn xuất phù hợp.

  2. Chọn Nhập và Xuất.

  3. Chọn Xuất sang tệp, rồi chọn Tiếp theo.

  4. Bấm vào Thư mục Tệp Cá nhân (.pst)> Tiếp theo.

  5. Chọn tên của tài khoản email cần xuất, như minh họa trong ảnh dưới đây. Tại mỗi thời điểm, chỉ có thể xuất thông tin của từng tài khoản một.

    Đảm bảo bạn đã chọn hộp kiểm Bao gồm thư mục con. Như vậy, chắc chắn mọi nội dung trong tài khoản đều sẽ được xuất: Lịch, Danh bạ và Hộp thư đến. Chọn Tiếp theo.

  6. Chọn Duyệt để chọn vị trí lưu Tệp Dữ liệu Outlook (.pst) và để nhập tên tệp. Chọn OK để tiếp tục.

    Lưu ý: Nếu trước đó bạn đã sử dụng tính năng xuất thì vị trí thư mục và tên tệp trước đây sẽ xuất hiện. Hãy nhớ đổi tên tệp nếu bạn muốn tạo tệp mới thay vì sử dụng tệp hiện có.

  7. Nếu bạn đang xuất đến Tệp Dữ liệu Outlook (.pst) hiện thời, dưới Tùy chọn, hãy chỉ rõ việc cần làm khi xuất những mục đã tồn tại trong tệp.

  8. Bấm Kết thúc.

  9. Hoạt động xuất sẽ bắt đầu ngay lập tức, trừ khi bạn đang tạo Tệp Dữ liệu Outlook (.pst) mới hoặc bạn đang xuất sang một tệp .pst hiện có được bảo vệ bằng mật khẩu. Trong các trường hợp đó, bạn sẽ gặp hộp thoại này:

    Chọn OK nếu bạn không muốn bảo vệ tệp của mình bằng mật khẩu. Trường hợp khác:

    • Nếu bạn muốn bảo vệ tệp .pst bằng mật khẩu, hãy nhập mật khẩu trong hộp Mật khẩu và Xác minh Mật khẩu, rồi chọn OK. Trong hộp thoại Mật khẩu Tệp Dữ liệu Outlook, hãy nhập mật khẩu, rồi chọn OK.

    • Nếu bạn đang xuất sang một Thư mục Tệp Cá nhân (.pst) hiện có được bảo vệ bằng mật khẩu thì trong hộp thoại Mật khẩu Tệp Dữ liệu Outlook, hãy nhập mật khẩu, rồi chọn OK.

Giờ đây, dữ liệu Outlook của bạn đã nằm trong một tệp .pst và bạn đã có thể di chuyển dữ liệu. Lưu tệp .pst vào OneDrive, rồi tải tệp đó xuống máy tính mới của mình. Lưu tệp đó vào ổ cứng di động để mang đi bất kỳ đâu, rồi nhập email, danh bạ và lịch vào Outlook.

Dữ liệu nào được xuất?

  • Khi xuất email, danh bạ và thông tin lịch sang tệp .pst, Outlook sẽ tạo một bản sao của các thông tin đó. Không có nội dung nào rời khỏi Outlook. Bạn vẫn sẽ thấy và có quyền truy nhập vào email, danh bạ và lịch của mình trong Outlook.

  • Khi xuất email, Outlook sẽ bao gồm mọi tệp đính kèm của email.

  • Outlook không xuất siêu dữ liệu như thuộc tính thư mục (chế độ xem, quyền và thiết đặt Tự Lưu trữ), quy tắc thư và danh sách người gửi bị chặn.

Khi nào tôi nên xuất (sao lưu)/nhập tệp .pst?

  • Bạn muốn chuyển email từ một tài khoản email này sang một tài khoản email khác:

    Ví dụ: giả sử bạn có một tài khoản email Yahoo cũ, jakobsol77@yahoo.com và bạn muốn di chuyển email của mình sang tài khoản email Office 365 mới, jakobsol78@contoso.com.

    Sử dụng Outlook trên máy tính để thêm cả hai tài khoản vào Outlook. Chờ để tất cả các email của bạn hiện lên (nếu bạn có nhiều email thì có thể mất nhiều thời gian). Sau đó, sử dụng Outlook để xuất email từ tài khoản Yahoo của bạn sang một tệp .pst. Cuối cùng, nhập tệp .pst vào tài khoản Office 365 của bạn.

  • Bạn đang chuyển từ PC này sang PC khác: Bạn đang chuyển email từ một máy tính có cài đặt Outlook sang một máy tính khác cũng cài đặt Outlook. Ví dụ: giả sử máy tính cũ của bạn cài đặt Outlook 2007 và bạn vừa có một máy tính mới được cài đặt Outlook 2016. Xuất dữ liệu email của bạn từ Outlook 2007 (được mô tả trong bài viết này), rồi nhập dữ liệu đó vào Outlook 2016.

  • Bạn đang chuyển từ PC sang máy Mac: Chuyển email từ Outlook trên PC bằng cách nhập vào Outlook 2016 trên máy Mac.

  • Bạn muốn sao lưu định kỳ: Bạn có thể sao lưu định kỳ tất cả các email, danh bạ và lịch vào một nơi an toàn. Sau khi tạo tệp .pst, hãy sao chép tệp vào một vị trí an toàn như: ổ đĩa flash USB, một ổ cứng khác hoặc kho lưu trữ đám mây như OneDrive hoặc Dropbox.

    Không có cách tự động nào để sao lưu định kỳ mọi nội dung (cả cũ và mới). Tính năng Tự động lưu trữ chỉ sao lưu mục cũ và sẽ chuyển các mục đó chứ không sao chép.

  • Nếu bạn chỉ muốn sao lưu danh bạ, hãy xem mục Xuất danh bạ từ Outlook để sao chép danh bạ của bạn sang tệp .csv.

Nguồn: Support.office.com

*** Hướng dẫn dựa trên các bước được phổ biến từ Microsoft, tuy nhiên có thể xảy ra các trường hợp ngoại lệ, vấn đề này CNV không thể kiểm soát và can thiệp được do Outlook là phần mềm của Microsoft.

Xem thêm

Nhập và xuất email, danh bạ và lịch Outlook